E-mail : klanwari@gmail.com Tel - Line ID : 081 890 4988
องค์กร ธุรกิจต่างๆ หรือแม้แต่ทุกบุคคล ต่างพบประสบกับปัญหาด้วยกันทั้งนั้นมากบ้าง น้อยบ้าง หนักบ้าง เบาบ้างแตกต่างกันไป แต่เป็นที่น่าแปลกว่าปัญหาหนึ่งสำหรับคนหนึ่งหรือองค์กรหนึ่งบอกว่าเบามาก แต่สำหรับอีกคนหรืออีกองค์กรหนึ่งบอกว่าไม่มีอะไร หรือ No Problem
ในแต่ละกรณีของการให้บริการลูกค้าจากพนักงานแต่ละคนจะมีความแตกต่างกันในการปฏิบัติ ถึงแม้จะมีมาตรฐานและระเบียบวิธีการปฏิบัติ (Standard of Procedure) เดียวกันก็ตาม ดังเห็นได้บ่อยครั้งว่าลูกค้ามักจะถามหาเพื่อให้พนักงานที่เคยให้บริการเมื่อครั้งก่อนที่ผ่านมาเป็นผู้ให้บริการ ไม่อยากเปลี่ยนเป็นคนอื่น มิหนำซ้ำกรณีเดียวกันพนักงานบางคนกลับมีพฤติกรรมไปอีกทางที่ตรงกันข้ามในทางลบอีกต่างหาก เป็นเพราะอะไรหรือ
การกำหนดมาตรฐานต่างๆ ไม่ว่าเป็นเรื่องการให้บริการหรือเรื่องใดก็แล้วแต่ หนึ่งในการกำหนดมาตรฐานคือการตกลงร่วมกันทั้งองค์กรหรือทั้งทีมโดยเฉพาะกับผู้บริหารหรือผู้มีมีอำนาจการตัดสินใจหรือสั่งการ มิเช่นการดำเนินการให้เป็นไปตามมาตรฐานนั้นค่อนข้างเป็นไปได้ยาก แม้แต่บางเรื่องเป็นมาตรฐานสากลที่อาจไม่จำเป็นต้องมากำหนดภายในอีกครั้งด้วยซ้ำไป
โดยทั่วไปแผนกต่างๆ ก็จะมีภาระหน้าที่ความรับผิดชอบ (Job Description) ที่แตกต่างกันไป แต่สิ่งหนึ่งที่มักเป็นเรื่องถกเถียงกันเช่น งานเกี่ยวกับพนักงาน เช่น การตักเตือนการแต่งกายของพนักงาน ฝ่ายปฏิบัติการก็บอกว่าต้องเป็นหน้าที่ของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (Human Resources Management – HR) ฝ่าย HR ก็บอกว่าต้องเป็นหน้าที่ของฝ่ายปฏิบัติการ ขนาดหัวหน้าแผนกยังไม่เตือน HR จะไปก้าวก่ายได้อย่างไร ตกลงบางครั้งก็ไม่มีใครทำอะไรเลย จนทำเกิดปล่อยปละละเลยกันไปใหญ่
อาคารหรือสิ่งก่อสร้างจะต่อเติมตกแต่งให้สวยงามหรือลังการได้ก็ต่อเมื่อมีเสาเข็มหรือรากฐานที่มั่นคงแข็งแรง เพราะเสาเข็มหรือรากฐานเป็นสิ่งที่รองรับสิ่งที่จะเพิ่มเติมหรือต่อเติมขึ้นไปได้อย่างมั่นคงโดยไม่ต้องกังวลกับการที่อาคารนั้นจะโค่นล้มลงมา
เรามักจะชื่นชมการทำงานของพนักงานในประเทศตะวันตกกันมากเช่น ใช้คนน้อยทำงานมากๆ ได้ พูดง่ายๆ ว่าชมฝรั่งว่าทำงานใช้คนน้อย ผมขอตัดเรื่องเงินค่าตอนแทนออกไปก่อนไว้เขียนในตอนต่อๆ ไป ตอนนี้ขอพูดเรื่องการทำอย่างไรให้ในการทำงานโดยใช้คนน้อย
การกำหนดมาตรฐานการบริการนับเป็นจุดเริ่มต้นที่มีผลต่อการดำเนินงานของพนักงานว่าจะต้องทำอะไร ไปเพื่อให้เกิดผลอย่างไร โดยต้องฝึกอบรมให้ไปในทิศทางเดียวกับมาตรฐานที่ตั้งไว้ แต่เนื่องจากสถานประกอบการแต่ละแห่งมีรายละเอียดปัจจัยการดำเนินธุรกิจที่แตกต่างกัน ซึ่งมีผลต่อความคาดหวังของลูกค้าและราคาที่ลูกค้ายินดีจ่ายหรือรู้สึกคุ้มค่าต่อการจ่ายอย่างเป็นเหตุเป็นผล
การจัดการฝึกอบรมถ้าไร้ซึ่งเป้าหมายหรือมาตรฐานที่ต้องการก็เปรียบเสมือนสร้างเรือขึ้นมาแล้วปล่อยให้ลอยในน้ำโดยไม่รู้ว่าจะให้แล่นไปไหน เพียงแค่ได้เรือที่ลอยน้ำได้ แต่ปัญหายังไม่ใช่เพียงแค่ไม่รู้จะแล่นไปไหน แต่ยังไม่รู้อีกว่าจะแล่นในน้ำแบบไหน แค่ให้ข้ามคลองแคบๆ ได้ แล่นในแม่น้ำกว้างได้ หรือต้องแล่นในทะเลหรือมหาสมุทรที่กว้างใหญ่เพียงใด การมีเป้าหมายที่ชัดเจนเป็นสิ่งเริ่มต้นที่สำคัญที่สุด
คำถามที่พบเจอบ่อยๆ จากการทำการฝึกอบรม โดยเฉพาะจากผู้บริหาร ผู้จัดการ หรือหัวหน้าของพนักงานที่เข้ารับการฝึกอบรม ว่า "ทำไมหลังจากการฝึกอบรมเสร็จสิ้นแล้วพนักงานก็จปฏิบัติงานดีขึ้นในระยะหนึ่ง หลังกจากนั้นก็กลับสู่สภาพเดิม" จนทำให้ไม่อยากจัดให้มีการอบรมอะไรอีกเพราะเห็นว่าได้ผลเพียงระยะสั้นๆ
การจัดการฝึกอบรมเป็นกิจกรรมที่เกิดขึ้นกับทุกหน่วยงาน ซึ่งเป็นเรื่องที่ดี แต่ทั้งนี้การจัดการฝึกอบรมจะต้องมีการตั้งค่าความคาดหวังผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้นด้วยเพราะการจัดในแต่ละครั้งมิใช่เพียงแค่ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นไม่ว่าจะเป็นค่าตอบแทนวิทยากร ถ้าต้องจ้างจากบริษัทหรือหน่วยงานภายนอกแต่ถึงแม้จะเป็นวิทยากรที่เป็นคนในภายในองค์กรก็มีค่าจ้างอยู่ดี นอกจากนั้นเป็นค่าใช้จ่ายอื่นๆ อีกเช่น ค่าเช่าห้อง ค่าอาหารเครื่องดื่ม ค่าการบริหารจัดการ ต่างๆ อีกมากมาย แต่ที่สำคัญคือมูลค่าเวลาของบุคลากรผู้เข้ารับการอบรมซึ่งแทนที่จะปฏิบัติงานตามปกติที่ทำอยู่ต้องละจากงานมาเข้ารับการอบรม
นัฐพล กลั่นวารี
Nattapol Klanwari
สุนันทา
