Written by Nattapol Klanwari
การทำหน้าที่รับผิดชอบ (Responsibilities)ในแหน่งต่างๆ จะมีระดับความรับผิดชอบแตกต่างกันไป ทั้งนี้ความรับผิดชอบนั้นจะต้องมีอำนาจหรือสิทธิ์ (Authority) ที่เหมาะสมกับความรับผิดชอบนั้นๆ เพื่อให้การทำหน้าที่หรือรับผิดชอบนั้นเป็นไปด้วยความมีประสิทธิภาพ
บทความที่แล้วผมได้เขียนเรื่องความรับผิดชอบ (Responsibilities) ของการเป็นหัวหน้างาน (Supervisor) สามารถคลิ๊กอ่านประกอบการทำความเข้าใจในบทความนี้ได้ที่ที่ลิ๊งค์นี้ https://trainingreform.com/index.php/training-blog/270-training-blog-156
ดังที่กล่าวมาแล้วว่าหน้าที่ความรับผิดชอบต้องมีเครื่องมือในการทำหน้าที่ที่เหมาะสม เปรียบเสมือนมีเครื่องมือหรืออาวุธในมือเพื่อให้ใช้ สำหรับการทำหน้าที่ความรับผิดชอบ หัวหน้างานต้องมีสิทธิหรืออำนาจ (Authority) ดังต่อไปนี้
1. อำนาจด้านการมอบหมาย (Conferred Authority)
2. ความรู้ (Knowledge)
3. คุณสมบัติเฉพาะตัว (Personal Quality)
มาดูรายละเอียดของอำนาจในแต่ละด้านกัน
1. อำนาจด้านการมอบหมาย (Conferred Authority)
แน่นอนว่าก่อนอื่นก็ต้องได้รับการแต่งตั้งให้ทำหน้าที่หัวหน้างานอย่างเป็นทางการ มีการออกเอกสารแต่งตั้งและประกาศให้พนักงานคนอื่นได้รับทราบทั่วกัน นอกเหนือจากการแต่งตั้งจะมีปัจจัยอื่นประกอบด้วย คือ
- มีโอกาสได้รับการศึกษาหรือฝึกอบรมด้านการจัดการ (Management) ในภาพรวมของการทำงานและขององค์กร
- เพื่อการทำหน้าที่หัวหน้างานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะในอดีตที่ผ่านมาจะเป็นการทำงานด้านเทคนิดเป็นส่วนใหญ่
- การได้ทำหน้าที่บริหารจริงๆ
- ในเมื่อฝ่ายบริหารแต่งตั้งเขาขึ้นมาเป็นส่วนหนึ่งของทีมการบริหารจัดการแล้ว ถึงแม้จะเป็นการจัดการระต้น ก็ต้องถือว่าเขาอยู่ในทีมการบริหารจัดการแล้ว ดังนั้นต้องให้เขาได้ทำหน้าที่บริหารจัดการจริง เช่น ต้องให้เข้าร่วมประชุม มีสิทธิออกความคิดเห็น เป็นส่วนหนึ่งของการร่วมตัดสินใจในส่วนที่เหมาะสมด้วย
- การได้รับค่าตอบแทนที่เหมาะสม
- โดยมากก็จะเป็นค่าตำแหน่งเพิ่ม พร้อมสิทธิอื่นๆ เช่น ค่าเดินทาง ค่าใช้จ่ายอื่นๆ ฯลฯ ที่มีมากกว่าพนักงานระดับปฏิบัติการ
- ได้รับข้อมูลทั้งระดับบนและระดับล่าง
- เนื่องจากหัวหน้างานเป็นตัวกลางระหว่างผู้จัดการและพนักงาน ดังนั้นหัวหน้างานต้องได้รับข้อมูลทั้งจากฝ่ายบริหารและจากพนักงานเพื่อการดำเนินงานหรือตัดสินใจได้ในระดับที่เหมาะสม
2. ความรู้ที่มี (Knowledge)
ความรู้ของคนที่ขึ้นมาเป็นหัวหน้างานทั้งในส่วนงานเทคนิคพื้นฐานของงานที่ทำ และความรู้อื่นที่ประกอบการเป็นหัวหน้างานเป็นสิ่งที่จะสนับสนุนการทำหน้าที่ได้เป็นอย่างดีอีกส่วนหนึ่ง ทั้งนี้สิ่งที่ต้องระมัดระวังเป็นอย่างมากคือคำว่า “ระยะเวลาของประสบการณ์” โดยเฉพาะเรื่องการนำเอาระยะเวลาทำงานมาเป็นตัวกำหนดว่าใครทำงานมานานกว่ากัน คนนั้นมีประสบการณ์ทำงานมากี่ปี เป็นต้น
ตัวอย่างในภาพกราฟด้านบน นาย ก ประสบการณ์ทำงาน 20 ปี นาย ข มีประสบการณ์ทำงาน 10 แต่เมื่อเปรียบเทียบคุณภาพและสิ่งต่างๆ ที่นาย ข มีอาจเช่น ความรับผิดชอบที่หลากหลาย พัฒนาการใช้ภาษาอังกฤษได้ดีกว่า มีความคิดริเริ่มที่มากกว่า ฯลฯ และที่สำคัญนาย ข มีคุณภาพของงานเมื่อเริ่มเข้าทำงานน้อยกว่านาย ก ด้วย แต่ถ้านาย ก มีจำนวนปีของประสบการณ์มากกว่า คุณภาพการทำงานดีกว่านาย ข นั่นก็ยิ่งดีขึ้นไปใหญ่ คือ นาย ก จะมีประสบการณ์และคุณภาพ ดังนั้นการที่แต่งตั้งหรือให้ตำแหน่งโดยใช้จำนวนปีการทำงานเพียงอย่างเดียวหรือที่เรียกว่า ตามลำดับอาวุโสก็คงจะไม่เหมาะสมเท่าไร
อำนาจโดยความรู้ที่มี สามารถพัฒนาได้โดย
- การรับการฝึกอบรม โดยเฉพาะในเรื่องเฉพาะที่จำเป็นของตนเอง
- แต่ละคนที่ก้าวขึ้นมาเป็นหัวหน้างานก็จะมีจุดที่ต้องได้รับการอบรมหรือฝึกฝนที่แตกต่างกันออกไป เช่น บางคนไม่เคยจับงานเอกสารมาเลย แต่ต้องมาเขียนรายงาน ก็ต้องได้รับการฝึกอบรมเรื่องการเขียนรายงาน เป็นต้น
- การได้รับข่าวสารข้อมูลจากฝ่ายบริหาร หรือการชี้แนะจากผู้บริหาร
ทั้งนี้ ความรู้สามารถพัฒนากันได้ไม่ยาก ถ้าไม่ปิดกั้นตัวเอง
3. อำนาจโดยคุณสมบัติเฉพาะบุคคลหรือเฉพาะตัว (Personal Quality) ประกอบด้วย
- มีความตื่นตัวอยู่เสมอ
- เป็นคนที่ Active ไม่เฉื่อยชา
- ทำงานด้วยความมีทัศนคติที่ดีที่เป็นตัวอย่างได้
- สามารถเป็นตัวอย่างที่ดี แม้กระทั้งทัศนคติที่ดีที่มีต่อลูกค้า องค์กร อาชีพการทำงาน
- เป็นผู้ฟังที่ดี
- เป็นผู้ที่รับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น ไม่ว่าจะเป็นผู้บังคับบัญชา เพื่อนร่วมงาน ลูกน้อง และลูกค้า
Photo by Mimi Thian on Unsplash
- อดทนต่อความกดดันได้
- การทำงานในตำแหน่งหัวหน้างานจะต้องรับผิดชอบทั้งงานและพนักงาน ตลอดจนบุคคลจากแผนกอื่น การอดทดอดกลั้นต่อสิ่งที่เข้ามากระทบเป็นเรื่องที่จำเป็นอย่างยิ่ง
- มีความยุติธรรม
- ต้องเป็นการแสดงออกถึงการกระทำที่เห็นถึงความยุติธรรมได้อย่างชัดเจน ประกอบกับการสื่อสารว่า “ทำไม” ถึงทำเช่นนั้น
- มีการจัดการที่ดี (Well Managed)
- การจัดการในทุกๆ ด้าน ทั้งงาน และเรื่องของตัวเอง
- สามารถลดบรรยากาศความตึงเครียดได้
- นอกเหนือจากความอดทนต่อความกดดันแล้วยังต้องเป็นผู้ที่ลดความตึงเครียดของสถานการณ์ต่างๆ ได้เป็นอย่างดี ไม่ใช่เจ้าอารมณ์ หรือเป็นผู้เติมเชื้อเพลิงเข้ากองไฟเข้าไปอีก แต่ก็ไม่ใช่ตลกจนไม่รู้จักกาลเทศะ
- มองการณ์ไกล
- สามารถที่จะมองเห็นในสิ่งที่จะเกิดขึ้นจากผลของการกระทำหนึ่ง ว่าจะเกิดผลดีผลเสียอย่างไรต่อไปในอนาคต
- มีความเป็นมิตรแต่ไม่ถึงกับเล่น
- เป็นมิตรกับคนทุกคน แต่ไม่ถึงกับเล่นหัวเล่นหางจนมองดูไม่น่าเชื่อถือ
- มีธรรมชาติของการเป็นผู้นำ
- จริงอยู่ว่าการเป็นผู้นำสามารถสร้างหรือเพิ่มเติมกันได้ แต่ถ้ามีคุณสมบัตินี้ติดตัวมาก่อนก็จะเป็นผลดี เพราะการเปลี่ยนพฤติกรรมที่คุ้นชินมาแล้ว ค่อนข้างเป็นเรื่องยากและต้องใช้เวลา
- มีสุขภาพที่ดี
- สุขภาพที่ดีของทั้งร่างกายและจิตใจ องค์กรคงไม่ต้องการอุ้มหัวหน้างานที่ 3 วันดี 4 วันลาป่วย
- ให้เกียรติพนักงาน
- ใครๆ ก็ต้องการการให้เกียรติไม่ว่าจะเป็นคนระดับไหน คนที่จะเป็นหัวหน้างานต้องแสดงพฤติกรรมในการให้เกียรติพนักงานทั้งต่อหน้าและลับหลัง
คุณสมบัติเฉพาะตัวหรือเฉพาะบุคคลนี่แหละครับที่เป็นสิ่งที่จะส่งเสริมหรือ บั่นทอนการทำหน้าที่ของการเป็นหัวหน้างานที่สำคัญที่สุด เราอาจสังเกตเห็นได้ในบางองค์กรว่าพนักงานเชื่อถือรุ่นพี่คนหนึ่งที่ไม่ได้เป็นหัวหน้างานมากว่าหัวหน้างานจริงด้วยซ้ำไป เพราะ Personal Quality เป็นตัวสร้างความเชื่อมั่น หรือความศรัทธา (Trust) หรือเรียกง่ายๆ ว่าภาวะของการเป็นผู้นำ (Leadership) ที่พนักงานอยากทำตามหรือร่วมทำงานด้วย
Photo by Jannis Lucas on Unsplash