องค์กรธุรกิจทีตระหนักว่า พนักงานคือทรัพยากรที่สำคัญอย่างหนึ่งในการทำให้การทำงานโดยเฉพาะการให้บริการลูกค้าดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ และยิ่งเป็นองค์กรที่เป็นของชาติตะวันตกจะให้ความสำคัญกับการฝึกอบรมพนักงานเป็นอย่างยิ่ง และมีการจัดจ้างให้มีตำแหน่งผู้จัดการฝึกอบรม (Training Manager) ขึ้นมารับผิดชอบการฝึกอบรมโดยเฉพาะ ซึ่งแผนกฝึกอบรมจะแยกย่อยออกมาจากแผนกทรัพยกรบุคคล หรือทรัพยากรมนุษย์แล้วแต่จะเรียกกัน
ถ้าเป็นองค์กรใหญ่มีเงินทุนสูงก็สามารถจ้างผู้จัดการฝึกอบรมที่มีความรู้มีประสบการณ์มาดำเนินการได้เลย แต่สำหรับองค์กรเล็กหน่อย เงินทุนยังไม่มากก็ต้องฝากเรื่องการฝึกอบรมไว้กับผู้จัดการแผนกบุคคล หรือหัวหน้าแผนกแต่ละแผนกเป็นผู้รับผิดชอบกันไป ถ้าไม่มีผู้จัดการฝึกอบรมโดยเฉพาะ ปัญหาที่ตามมาก็คือแล้วจะทำกันอย่างไร ทำแค่ไหน ทำตอนไหน ผมขออนุญาตเรียนแนะนำสำหรับการจัดการอมภายในแบบสามารถทำกันเองได้เลยพร้อมหัวข้อที่จำเป็นและที่ควรจะมี ดังนี้
1. สำหรับพนักงานใหม่ (New Staff) ควรจัดหัวข้ออบรมดังนี้ แผนกทรัพยากรบุคคลจะรับผิดชอบในส่วนนี้
1.1 การปฐมนิเทศ (Orientation) ซึงประกอบด้วย
– ข้อมูลเกี่ยวกับองค์กร ลักษณะของธุรกิจ สถานที่ตั้ง การติดต่อสื่อสาร เช่น หมายเลขโทรศัพท์ เว็บไซท์ อีเมล์ ฯลฯ
– ผู้บริหาร ชื่อ นามสกุล รูปภาพเพื่อให้พนักงานจำได้
– สินค้าและบริการขององค์กร
– การประสานงานกันระหว่างแผนกต่างๆ
– กฎ ระเบียบและข้อบังคับขององค์กร เช่น การขาด ลา มาสาย แบบฟอร์มที่ต้องใช้
– วันเวลา ชั่วโมงการทำงาน วันหยุด วันลา
– สวัสดิการต่างๆ เงินที่ต้องถูกหักจากเงินเดือน
– เอกสารแบบฟอร์มต่างๆ ที่ต้องใช้
– การรักษาความปลอดภัยและสุขอนมัย
– การแนะนำตัวกับทีมผู้บริหาร อาจพาไปแนะนำในที่ประชุมผู้บริหาร
– พาดูสถานที่ต่างๆ ขององค์กร
ฯลฯ
1.2 การเตรียมเข้าสู่การทำงานในแผนก (Induction) แต่ละแผนกจะเป็นผู้ดำเนินการในส่วนนี้
– สภานที่ และส่วนต่าง ของแผนก
– ตำแหน่งต่างๆ ความรับผิบชอบ ผู้บังคับบัญชา ผู้ใต้บังคับบัญชา
– วัสดุ อุปกรณ์ เครื่องใช้ต่างๆ
– กฎระเบียบภายในแผนก
– การประสานงานภายในแผนก
– เอกสารแบบฟอร์มต่างๆ ที่ต้องใช้
– การรักษาความปลอดภัยและสุขอนมัย
ฯลฯ
2. สำหรับพนักงานทุกคน แบ่งเป็นระดับต่างๆ
2.1 ระดับผู้จัดการ (Manager)
– การเป็นผู้นำ (Leadership)
– หลักการจัดการ (Management Skill)
– การสื่อสารในระดับการจัดการ (Communication for Managers)
– การประเมินผลงานและการให้ Feedback (Performance Appraisal and Giving Feedback)
– งานเกี่ยวกับทรัพยากรบุคคลสำหรับผู้จัดการในแผนกต่างๆ (HR for Non HR Managers)
– การทำแผนงบประมาณ (Budgeting)
ฯลฯ
2.2 ระดับหัวหน้างาน (Supevisor)
– หลักการเป็นหัวหน้างาน (Principle of Supervisor)
– การสอนงาน (Train The Trainer)
– การจัดตารางการทำงาน (Roster)
– การมอบหมายงาน (Work Delegation)
– การสื่อสารในระดับหัวหน้างาน (Communication for Supervisors)
– การติดตามผลงาน (Work Follow-up)
– การประเมินผลงาน (Work Evaluation)
– การเป็นผู้นำ (Leadership)
– หลัการจัดการ (Management Skill)
– การสื่อสารในระดับหัวหน้างาน (Communication for Supervisor)
ฯลฯ
2.3 ระดับพนักงานปฏิบัติการ (Operating Staff) แต่ละธุกริจ แต่ละองค์กร และแต่ละแผนกแนก จะมีส่วนนี้ที่แตกต่างกันออกไป
– เนื้อหาตามเนื้องานของ (Job Description) ของ
แต่ละแผนก และแต่ละตำหน่ง
– มาตรฐานการปฏิบัติงานตาม (Standard Of Procedure – SOP)
มาตรฐานของแต่ละตำแหน่ง และแต่ละงานจะแตกต่างกัน
– ภาษาต่างประเทศที่จำเป็น (Foreign Languages ; English, Chinese, Japanese etc.)
แบ่งเป็น 2 ประเภทคือ
> ภาษาที่ใช้โดยทั่วไป (Generic) เช่นการทักทาย การบอกเวลา ฯลฯ
> ภาษาที่ใช้เฉพาะ (Specific) เช่น งานบริการอาหาร งานขายเครื่องประดับ งานอธิบายแบบเฟอร์นิเจอร์ เรียกว่าภาษาที่ใช้เฉพาะในงานของใครของมัน
– ทักษะอื่นๆ ที่จำเป็น เช่น โปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ใช้งาน (Other skills ; computer, specific computer program etc.)
ฯลฯ