Photo by Josue Isai Ramos Figueroa on Unsplash

Written by Nattapol Klanwari

การประเมินผลการปฏิบัติงานโดยการแปลงด้านนามธรรม (Subjective) ที่วัดค่าไม่ค่อยได้ให้เป็นรูปธรรม (Objective) ที่สามารถวัดค่าได้ เช่น "ความคิดริเริ่ม" ผ่านการเสนอกิจกรรมหรือโครงการต่างๆ ก็อยู่ในระดับการคิด พูดนำเสนอ ที่สำคัญกว่านั้นคือ กิจกรรมหรือโครงการนั้นจะต้องทำให้เกิดขึ้นได้จริง

จากบทความที่แล้วเรื่อง การประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน (Performance Appraisal) ผมเรียกว่าเป็นภาค 1 ก็แล้วกัน ท่านผู้อ่านที่ยังไม่ได้อ่านสามารถคลิ๊กเข้าไปอ่านได้ซึ่งผมได้ทำลิ๊งค์เชื่อมไว้ให้แล้ว

ทั้งบทความที่แล้วและภาคที่ 2 นี้ เริ่มมาจากที่มีสมาชิกท่านหนึ่งที่อยู่ในวงการอุสาหกรรมฟอกย้อมได้ไลน์มาถามผมเกี่ยวกับการประเมินผลหลังการอบรม ซึ่งก็กึ่งๆ ประเมินผลการปฏิบัติงานด้วยเหมือนกัน ภาคที่แล้วผมได้ยกตัวอย่างความเป็นรูปธรรมของ "ความคิดริเริ่ม" ที่ผลักดันให้เป็นกิจกรรมหรือโปรเจ็ก เพื่อที่จะได้วัดค่าต่างๆ เช่น

• ความคิดริเริ่ม โดยความหมายในตัวอยู่แล้ว
• การวางแผน
• การนำเสนอ
• การสื่อสาร
• การเจรจาต่อรอง
• การตอบคำถาม
• ฯลฯ

ถ้าไม่มีกิจกรรมหรือโปเจ็กขึ้นมาก็ไม่รู้จะประเมินสิ่งต่างๆ ที่เป็นนามธรรม (Subjective) ที่กล่าวมาได้อย่างไร โดยเริ่มจากหัวข้อ "ความคิดริเริ่ม" เขียนบทความที่แล้วเสร็จไปแล้วก็ว่าจะจบ แต่รู้สึกยังค้างคาใจอยู่เหมือนอธิบายยังไม่จบ เปรียบเสมือนสร้างภาพยนต์แล้วไม่จบเรื่อง แค่เริ่มไปสักครึ่งเรื่องเอง ผมมักจะเน้นว่าถ้าดูหนังขอให้ดูให้จบเรื่อง อ่านหนังสือก็ต้องจบเล่ม ไม่ดูหรืออ่านแค่ครึ่งๆ กลางๆ ซ้ำร้ายบางท่านอ่านแค่คำนำหรือสารบัญ หรือแค่บทสรุปท้ายบทอย่างเดียว ซึ่งบางครั้งอันตรายกับการนำไปปฏิบัติจริง ผมก็เลยต้องเขียนบทความนี้เพิ่มเติมขึ้นอีก

"ความคิดริเริ่ม" ผ่านการนำเสนอกิจกรรมหรือโปรเจ็ก เป็นหนึ่งของหัวข้อการประเมินต่างๆ ซึ่งมีอีกหลายหัวข้อ เช่น "การติดตามงาน" (Follow Up) เพราะบางคนก็เก่งในการนำเสนอ เรียกว่ามีความคิดดี พูดเก่ง แต่ที่สำคัญกว่านั้นอีกคือการทำให้เกิดขึ้นได้จริง (Action Taking) ซึ่งต้องมาวัดกันอีกว่าความคิดที่ว่าดีนั้นสามารถทำให้เกิดขึ้นได้จริงหรือไม่ เพราะว่าหลังจาการนำเสนอความคิดอันบรรเจิดไปแล้ว กลับไม่ทำ หรือทำครึ่งๆ กลางๆ ทำทิ้งทำขว้าง หรือทำไม่ถึงที่สุด และที่หนักไปกว่านั้นคือ กิจกรรมหรือโครงการเก่ายังไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่าสำเร็จหรือไม่ ก็เสนอกิจกรรมหรือโครงการใหม่อีกแล้ว

ขออธิบายความหมายของคำว่า "กิจกรรม" และ "โครงการ" ที่ระบุอยู่บ่อยๆ ในบทความก่อนครับ

• กิจกรรม เป็น Activity ที่มีขนาดเล็กๆ ในบริเวณแคบๆ ใช้เวลาไม่นานในการดำเนินงาน มีคนเกี่ยวข้องไม่มาก เช่น การจัดเก็บความสะอาดเป็นระเบียบเรียบร้อยในสถานที่ทำงานของตนเอง
• โครงการหรือ Project เป็นเรื่องที่มีขนาดใหญ่ขึ้น มีผลกระทบในบริเวณกว้าง มีผู้คนหรือแผนกต่างๆ เกี่ยวข้องมากขึ้น ซับซ้อนมากขึ้น มักต้องใช้เวลาและกระบวนการมากขึ้น เช่น การพัฒนาระบบเอกสารหรือระบบการสื่อสารขององค์กร ที่ทุกแผนกต้องปฏิบัติในทิศทางเดียวกัน มีการบูรณาการ (Integration) กันทั้งองค์กร

Photo by Clay Banks on Unsplash

ในกิจกรรมหรือโครงการที่เสนอก็ต้องมีขั้นตอน (Process / Sequence) หรือการดำเนินการที่เป็นตรรกะ (Logic) และ กรอบระยะเวลา (Time Line) ประกอบด้วย เพื่อการติดตามผลการดำเนินงาน

ขั้นตอนและระยะเวลาของแต่ละขั้นตอนมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง เพราะจะเป็นสิ่งที่ใช้สำหรับการพิจารณาความเป็นเหตุเป็นผลและติดตามผลความคืบหน้าได้ เช่น บางกิจกรรมสามารถทำพร้อมกันได้ บางกิจกรรมต้องทำหลังจากกิจกรรมก่อนหน้าทำเสร็จแล้ว เช่น

• การเปลี่ยนยางล้อรถยนต์และการเปลี่ยนผ้าเบรค สามารถแยกทำในเวลาเดียวกันได้ (คนที่เปลี่ยนยางก็นำล้อไปเปลี่ยนยาง คนที่เปลี่ยนผ้าเบรคก็เปลี่ยนผ้าเบรคไป ไม่ต้องรอกัน)
• ก่อนการเสนอราคากับลูกค้าได้ ต้องทำ BOQ ให้เสร็จสิ้นก่อน

ขั้นตอนของกิจกรรมของแต่ละงานจะมีความเสี่ยงต่อความเสียหายต่างกัน เช่น ภาคงานบริการจะมีความเสี่ยงน้อยหน่อย เช่น เสิร์ฟกาแฟแล้วแต่ลืมนม หรือครีม น้ำตาล ก็ยังไม่ซีเรียสเท่าไร กล่าวขออภัยแล้วเดินไปหยิบมาให้ก็พอโอเค แต่สำหรับเครื่องจักร พนักงานลืมเติมน้ำมันหล่อลื่นหรือเติมไม่ครบปริมาณที่ต้องเติมจะก่อให้เกิดความเสียหายมาก พนักงานผสมสีผิดไปจากต้นแบบที่ลูกค้าสั่ง เสียหายทั้งล็อต หรือแพทย์ผ่าตัดแล้วลืมกรรไกรไว้ในท้องคนไข้ อันนี้แย่แน่

ระหว่างการดำเนินการกิจกรรมหรือโครงการ จะมีสิ่งต่างๆ ด้านพฤติกรรมเกิดขึ้นให้ประเมินได้มากมาย โดยเฉพาะระดับโครงการ เช่น

• การประสานงาน ทั้งในแผนกและกับแผนกอื่นๆ (Coordination)
• การตัดสินใจ (Decision Making)
• การมอบหมายหน้าที่ (Delegation)
• การสอนงาน (ให้คนที่เกี่ยวข้องมีความเข้าใจในสิ่งที่ต้องทำ เพื่อให้โครงการสำเร็จ) (Training)
• การรักษาคำมั่นสัญญา (Commitment)
• การสร้างแรงจูงใจ (Motivation) ต้องโน้มน้าวให้คนอื่นเห็นความสำคัญและร่วมมือทำด้วย
• การติดตามผล (Follow Up)
• การรายงาน (Report)
• ความมุมานะ (Endeavor)
• ความอดทน (Patience )
• การแก้ปัญหา (Problem Solving)
• ฯลฯ

Photo by Cherrydeck on Unsplash

ระยะเวลาจะเป็นตัวกำหนดการวัดความสำเร็จของงานในแต่ละช่วงของกิจกรรมย่อย

แต่ที่สำคัญที่อยู่เหนืออื่นใดคือ ผู้จัดการหรือ Top Management ที่ต้องประเมินผู้ถูกประเมินหรือผู้เสนอกิจกรรมหรือโครงการนั้นๆ จะต้อง Follow Up หรือติดตามผลกิจกรรมหรือโครงการนั้นด้วยอีกชั้นหนึ่ง ถ้าไม่ตามผล ผู้ถูกประเมินที่เสนอก็จับทางได้ว่าเสนอไปแล้วไม่ต้องทำก็ได้ ก็จบข่าว