การกระจายอำนาจเป็นเรื่องที่ดี เพราะเจ้าของหรือผู้บริหารระดับสูงจะได้กระจายความรับผิดชอบออกไปไม่ต้องเหนื่อยคนเดียว มีเวลาไปทำเรื่องอื่นๆ ได้อีก ไม่ต้องกุมอำนาจไว้เพียงคนเดียว แต่เรื่องที่ต้องคำนึงถึงคือกระจายได้แค่ไหนและให้กับใครได้บ้าง

ในการอบรมที่สมาคมโรงแรมไทย (Thai Hotel Association - THA) ที่จัดปีละ 3 รุ่น โดยผมได้ร่วมเป็นหนึ่งในวิทยาการทำหน้าที่อบรม มีผู้เข้ารับการอบรมระดับเจ้าของและผู้บริหารโรงแรม ถ้าเป็นเจ้าของก็จะเป็นทั้งผู้ที่มีกิจการอยู่แล้ว เป็นโรงแรม รีสออร์ท คอนโดหรืออพาร์ทเม้น และผู้ที่จะสร้างใหม่ หรือขยายของเดิมที่มีอยู่แล้ว หลายท่านก็อยู่ในระบบครอบครัว ที่ช่วยกิจการคุณพ่อคุณแม่อยู่ก็หมายท่าน สิ่งหนึ่งที่พบอยู่บ่อยครั้งก็คือความคิดเห็นที่ไม่ค่อยลงรอยกันเท่าไรในการบริหารจัดการ มีตัวอย่างหนึ่งที่ชัดเจนที่ผู้เข้ารับการอบรมนำมาแบ่งปันเป็นกรณีศึกษาโดยยกปัญหาของตนเองมาสอบถามกันในห้อง

ปัญหาที่ว่านั้นก็คือผู้เข้ารับการอบรมท่านนี้เป็นคุณลูกมีแนวความคิดที่ต่างจากคุณแม่ คือ คุณแม่พยายามจะควบคุมทุกอย่างให้อยู่ในสายตาและต้องตัดสินใจเองเป็นส่วนใหญ่เรียกว่าสร้างขึ้นมากับมือกลัวคนอื่นมาทำพัง ส่วนคุณลูกชอบที่จะกระจายอำนาจความรับผิดชอบให้พนักงานที่จ้างเข้ามาได้มีส่วนในการตัดสินใจ ทำให้คุณแม่กับคุณลูกคู่นี้ต้องงัดข้อกันในการบริหารจัดการอยู่เป็นประจำ

ในห้องที่นั่งอบรมกันประมาณ 15 คนก็ระดมความคิดเห็นกันบางท่านก็สนับสนุนคุณแม่ บางท่านก็สนับสนุนคุณลูก ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วจะเป็นการแสดงความคิดเห็นเป็นส่วนมาก แต่ก็ยังไม่สามารถสรุปออกมาเป็นแนวทางที่ชัดเจนได้ว่าจะได้เกณฑ์อะไรเป็นเครื่องบ่งบอกว่าตรงไหน แค่ไหน หรืออย่างไร

เวลาผ่านไปพักใหญ่มีผู้เข้ารับการอบรมสุภาพสตรีท่านหนึ่งเสนอขึ้นมาว่าน่าจะขึ้นอยู่กับระดับความรับผิดชอบเป็นหลัก โดยให้คำอธิบายประกอบว่า ถ้าระดับสูงเช่น ระดับผู้จัดการก็ต้องให้อำนาจความรับผิดชอบเขามาก ระดับรองๆ ลงมาก็น้อยลงไปเรื่อยๆ ในห้องก็เห็นด้วยค่อนข้างเป็นเอกฉันท์

ผมก็ขอนำแนวความคิดจากห้องอบรมนั้นซึ่งต้องยกเครดิตให้ผู้เข้ารับการอบรมท่านนั้นเป็นพิเศษแต่ต้องขออภัยที่จำชื่อท่านไม่ได้ นำมาทำเป็นไดอะแกรมให้เห็นกันง่ายๆ ตามภาพด้านบน ระดับการบริหารจัดการเป็นปิรามิดฐานกว้างด้านล่างสีเหลืองเริ่มต้องแต่ระดับพนักงาน หัวหน้างาน ผู้จัดการและผู้บริหารระดับสูง การกระจายอำนาจหรือ Empowerment หรือบางท่านอาจเรียกว่า Authority ก็แล้วแต่ เป็นปิรามิดสีฟ้าฐานใหญ่อยู่ด้านบน

ผู้บริหารระดับสูงก็จะได้รับการกระจายอำนาจไปมาก ระดับผู้จัดการก็น้อยลงมา ระดับหัวหน้างานก็น้อยลงไปอีก ระดับพนักงานก็จะได้สิทธิในเรื่องอำนาจน้อยที่สุด ซึ่งถ้าลองพิจารณาให้ดีก็จะสอดคล้องกับลักษณะงาน (Job Description) นั่นเอง คือ

- ระดับพนักงาน (Staff) จะมีลักษณะงาน (Job Description) ที่ระบุไว้ค่อนข้างมากอย่างชัดเจนว่าต้องทำงานอะไรบ้าง ทำอย่างไร ตามมาตรฐานที่กำหนดไว้อย่างไร เข้างานกี่โมง ออกกี่โมง สิทธิอำนาจในการตัดสินด้วยตนเองจะน้อย แทบทุกอย่างต้องรายงาน ถามหรือขออนุญาตจากหัวหน้างาน

- ระดับหัวหน้างาน (Supervisor) จะต้องรับผิดชอบทั้งงานและคน ต้องแก้ปัญหาระดับต้นได้ด้วยตนเอง ต้องตัดสินใจให้กับพนักงานที่รอคำตอบเพื่อหน้างานเป็นหลัก ก็ได้อำนาจการตัดสินใจมากขึ้นไปหน่อย

- ระดับผู้จัดการ (Manager) บางแห่งเจ้าของก็จะทำหน้าที่เป็นผู้จัดการไปด้วย บางแห่งก็จ้างผู้อื่นมาเป็นผู้จัดการ ถ้าเป็นผู้จัดการที่มีเจ้าของหรือ CEO เหนือขึ้นไปอีกอำนาจการตัดสินใจก็จะไม่ได้เต็มที่

- ระดับเจ้าของหรือผู้บริหารระดับสูง (CEO - Chief Executive Officer) ก็จะได้อำนาจไปเต็มๆ โดยจะมี Job Description ให้ระดับนี้ทำ 2 เรื่องคือ 2 Ms

M1 - Make a decision (ตัดสินใจ)
M2 - Make it happen (ทำให้เกิดขึ้นให้ได้)

การกระจาจอำนาจจะต้องมีกระบวนการต่างๆ อีกนะครับไม่ใช่แค่ในไดอะแกรมแล้วทำได้เลย องค์ประกอบอื่นๆ อีกเช่น การอบรม การพูดคุย การประชุมข้อตกลง การทดลองค่อยๆ ปล่อย การวางแผน การจัดการ การรายงาน การติดตามผล ฯลฯ

ดูเหมือนระดับสูงๆ จะทำงานง่ายๆ แต่ตัดสินใจแล้วก็ทำ อำนาจก็เยอะ แต่ถ้า 2 Ms นี้เกิดผิดพลาดขึ้นมา ถ้าเป็นมือปืนรับจ้างก็เตรียมแพ็คกระเป๋ากลับบ้านได้ ถ้าเป็นเจ้าของก็เตรียมใช้หนี้กันละครับ

สนใจการดำเนินการจัดทำ Job Description กรุณาคลิ๊ก การจัดทำกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบ (Job Description)