การทำงานแบบช่วยเหลือซึ่งกันและกันแบบ “ช่วยๆ กัน” ถ้าดูแบบผิวเผินแล้วก็น่าจะดีเพราะเป็นการแสดงความมีน้ำใจต่อกัน โดยเฉพาะในสังคมไทย แต่ถ้ามองลงไปให้ลึกและความหวังความผลลัพธ์ในระยะยาวแล้วอาจมีปัญหาตามมา เช่น

• ตกลงเป็นงานของใครเป็นหลัก
• ทีงานของคุณผมไปช่วยพอเป็นงานของผมไม่เห็นคุณมาช่วยเลย
• ถ้าคนเก่าลาออกคนใหม่ที่เข้ามาจะทำอย่างนี้หรือไม่
• ฯลฯ

ที่ระบุเช่นนี้มิได้หมายความว่าไม่ต้องช่วยเหลือกันเลย ไม่ต้องมีน้ำใจให้แก่กันและกัน ถ้าเป็นงานบุญงานกุศล เช่น งานแต่งงานบวช ตามชนบท ก็เป็นสิ่งที่ดี ทุกคนก็ทุ่มเทเต็มที่แบบไม่คิดหวังสิ่งตอบแทน ไม่เกี่ยงกัน

แต่ถ้าจะหวังผลลัพธ์ที่ออกมาดีเป็นระบบก็ต้องมีกรอบมีเกณฑ์ แม้แต่กระทั่งงานกุศล เช่น งานบวช งานแต่งที่ยกตัวอย่างข้างต้น ถ้าเป็นงานที่เจ้าภาพคาดหวังถึงผลลัพธ์ก็ต้องมีกรอบมีเกณฑ์ เช่น หน้าที่หรือพิธีทำวัญนาคก็ต้องให้ผู้ที่มีความรู้ความชำนาญเฉพาะทำหน้าที่ ไม่ใช่ให้ใครมาช่วยๆ กัน หรือการจัดขบวนขันหมาก ก็ต้องให้ผู้ที่มีความรู้มีประสบการณ์เป็นผู้กำหนดจัดขบวน ไม่ใช่ช่วยๆ กัน

ในระบบงานภาคธุรกิจยิ่งต้องการผลลัพธ์สูง ระเบียบ กฎเกณฑ์ ของหน้าที่ต่างๆ ก็ยิ่งมีมากตามไปด้วย สิ่งที่เป็นเกณฑ์นั้นก็คือการกำหนดลักษณะงานตามหน้าที่ (Job Description) ซึ่งจะระบุหน้าที่ความรับผิดชอบหลักที่ชัดเจน (WHAT to do) นั่นคือสิ่งที่ต้องทำของตนเองให้เสร็จก่อน และใน Job Description ก็จะมีการระบุ หน้าที่รอง คือสิ่งที่ต้องช่วยเป็นอันดับถัดไป และท้ายสุดจะมีการเขียนไว้ชัดเจนว่า “ปฏิบัติหน้าที่ตามที่ได้รับคำสั่งจากผู้บังคับบัญชา” ซึ่งก็เป็นดุลพินิจของผู้บังคับบัญชาให้ไปทำจะผิดถูกอย่างไรก็เป็นความรับผิดชอบของผู้บังคับบัญชาที่มอบหมายให้ไปทำ ไม่ใช่พนักงานตัดสินใจไปช่วยตามความคิดของตนเอง

ดังนั้น Job Description จะเป็นหลักของหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละหน้าที่ในแต่ละตำแหน่ง ซึ่งจะต้องกำหนดตามแต่ความเหมาะสมของแต่ละองค์กรที่ต้องการให้เป็นไปได้สูงสุด ไม่สามารถยกจากที่ใดที่หนึ่งมาใช้ทั้ง 100% ได้ เพราะองค์กรต่างๆ ก็มีปัจจัยต่างๆ ที่แตกต่างกันไป

“Helping each other out” might not always be good

Collaboration at a first glance sounds like a good idea because it shows generosity, especially in Thai society. But at a deeper level, this might create problems in a long run as follows:

• So whose job is it?
• “I helped you with your job but how come you did not help with mine?”
• What if the current member resigns, would the new member help out like this?
• Etc..

I mentioned these not to discourage helping out one another or not to be kind. If this was the case of charity work such as traditional wedding or ordination ceremonies, I would completely encourage the act of help without expecting anything back.

On the other hand, if you expect a neat and organized result, we need to set boundaries. Even in the case of an ordination ceremony, if the hosts expects a good and successful ceremony, they will have to set their criteria and boundaries. For example, the process of tam-kwan-naak, this needs to be done by a professional not by anyone who is willing to help out for a good cause. A wedding procession also needs a person who is experienced in organizing or walking the procession not just anyone who volunteers to help.

In the field of business where high outcome is particularly expected, regulation and criteria also increase along the way. Having a criteria means setting a job description that clearly states the person’s responsibility (WHAT to do) that must be done first. A job description will also state the secondary duty which are to be done after the main duty. Finally, a job description will explicitly state “perform duties as directed by the supervisor”, meaning employees must work when their supervisors direct them to, not when they decide by themselves that it is good to help.

Therefore, job descriptions are the main responsibility of each position that must be assigned and adjusted appropriately according to specific organization and cannot be duplicated from one place to another 100% because different organizations have different needs and different factors.